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Ateliers de travail, une culture d’entreprise

Depuis quelques années maintenant, les ateliers de travail sont apparus comme une alternative ludique et originale aux réunions dites classiques. Entendons par atelier de travail, ou « workshop », un atelier de travail collaboratif. Et c’est le terme « collaboratif » qui donne ici une nouvelle dimension aux réunions traditionnelles que nous connaissons tous.

La capacité à réaliser des workshops est devenue une véritable compétence, recherchée et appréciée par l’ensemble des entreprises. Pourquoi recherchée ? Car il va de soi que depuis que la tendance s’est fortement développée au début des années 2010 en France, l’atelier de travail est devenu d’une certaine manière, et un peu malgré lui, l’outil d’une organisation plus transversale et plus collaborative. Les organisations communiquant autour de leurs workshops sont en effet de plus en plus nombreuses sur la toile, souhaitant démontrer leur capacité à innover et collaborer.

A l’aube des Digital Workplaces prônant la transversalité et de l’agilité prônant l’autonomie des équipes, le workshop est donc devenu en quelque sorte l’outil de prédilection pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de différents niveaux hiérarchiques (voir de services ou de lieux géographiques différents) de se retrouver physiquement (ou à distance) dans une même salle autour d’un sujet en commun, brisant les préjugés et permettant une prise de parole plus libre des individus. C’est aussi un moyen efficace pour favoriser une nouvelle culture d’entreprise et communiquer autour de celle-ci, que ce soit pour conserver ses collaborateurs ou pour favoriser de nouveaux recrutements.

L’atelier de travail, un savoir-faire

Bien sûr, cela n’a pas pu se faire du jour au lendemain. De même que la capacité des collaborateurs à accepter ces workshops et y prendre part en toute liberté ne se fait pas sans accompagnement. D’une part car cela demande un savoir-faire certain, animer un workshop ne s’improvisant pas, et d’autre part, il faut pouvoir compter sur quelques volontaires afin de tenter l’expérience et les faire monter en compétences, ce qui n’est pas toujours chose aisée.

Conscientes de ces préalables, de nombreuses organisations ont fait le choix d’initier leurs collaborateurs à cette démarche via l’intervention d’expertises externes à l’entreprise. Cela permit aux collaborateurs de découvrir à leur rythme et plus librement, les principes et les potentiels de l’exercice. Initiation fructueuse qui fut pour certains le déclic, les encourageant à adopter la méthode et à devenir eux-mêmes de nouveaux animateurs.

Il a donc fallu rechercher de nouvelles compétences, et plus précisément des talents, qui parfois, n’étaient pas présents au sein des organisations pour répondre à ces besoins. Certaines grandes entreprises ont fait le pari de recruter des profils hybrides œuvrant sans véritable hiérarchie, avec pour vocation de devenir des dénicheurs de nouvelles tendances et de coacher les collaborateurs pour insuffler une dynamique collaborative.

D’autres, et elles correspondent certainement à la majorité, ont intégré cette nouvelle méthodologie de workshop par le biais d’un projet spécifique (principalement la mise en place d’un nouvel outil, d’un nouveau produit ou d’une nouvelle organisation par exemple). Dans ce cas de figure, l’important est de pouvoir assimiler ces nouvelles méthodologies et compétences pour pouvoir les faire perdurer dans l’organisation bien au-delà du projet.

Des nouvelles méthodes de travail à pérenniser

C’est souvent ici qu’un manque se fait ressentir car les collaborateurs vont pouvoir profiter d’un effet d’aubaine dans le cadre d’un grand projet d’entreprise pour prendre part à des nouvelles méthodologies très souvent appréciées mais trop souvent délaissées par la suite, par manque de temps et de moyens. Il peut même exister des disparités au sein du projet initiant cette démarche.

Prenons l’exemple de la mise en place d’un nouvel outil. Il est fréquent que les collaborateurs intégrés au projet n’aient pas la même implication au sein des workshops entre l’appel d’offres et les phases de conception, de réalisation puis d’évolution de l’outil. Il est donc souvent difficile de pérenniser ces nouvelles méthodologies de travail qui s’inscrivent dans une mutation plus large de la culture d’entreprise.

La capacité d’outiller vos directeurs et vos chefs de projet pour entreprendre vos grands projets d’entreprise sont une des clefs de cette pérennisation.

De nombreuses possibilités s’offrent à vous pour répondre à ce besoin d’outillage et l’appropriation de ces nouvelles méthodologies :

• Espaces de partage de connaissance
• Formations dédiées (unitaires dans le cadre d’un besoin spécifique ou via une périodicité donnée pour les faire perdurer dans le temps)
• Kits d’outillages (cartes, post-it, tableau, fiche pratique...) à disposition dans les salles prévues à cet effet
• Préparation des tableaux avec des grilles de lecture selon vos besoins (lean canvas, kanban, elevator pitch, user story mapping, customer journey map, mind map…)
• Idées de serious game, d’ateliers brise-glace…
• Mise à disposition de salles de réunions spécifiques en dehors du lieu de travail habituel pour casser les codes...

Des techniques et des experts

L’univers du workshop est désormais très riche avec un panel de compétences qui ne cesse de s’enrichir, entre animateurs, kit d’outils méthodologiques, facilitateurs graphiques, nouvelles méthodologies comme le design thinking ou le design sprint. Il peut paraître difficile de s’y retrouver pour des organisations néophytes dans le domaine. Surtout si ces dernières souhaitent en faire davantage qu’un support de communication mais bien un outil au service du développement d’une culture d’entreprise plus collaborative, en lien avec les nouveaux outils et les nouvelles organisations centrées autour de l’autonomie des collaborateurs, qu’il sera nécessaire de parfaire et de nourrir au cours du temps.

Dans cette optique, recruter des talents spécialisés dans le domaine, ou faire appel à un cabinet de consultants pour s’outiller et se former dans le temps sont deux des pratiques les plus courantes et le meilleur gage de réussite pour permettre à vos collaborateurs de s’identifier à cette nouvelle culture et de s’en faire le relais, à l’interne comme à l’externe.