Le BPM, pour optimiser les processus métier

Quoi de plus frustrant pour une entreprise que de se priver de nouvelles ventes ou nouveaux contrats pour cause d’engorgement d’un processus quelque part dans l’organisation… Comment l’éviter ? Comment empêcher les pertes d’informations, de temps et autres gaspillages ? Comment réduire les poches d’improductivité ? Comment fluidifier les échanges d’un département à l’autre ? Ces questions, toutes les organisations y sont confrontées et cherchent à les résoudre. Mais elles se heurtent souvent à la difficulté d’identifier les points de friction ou de localiser les goulets d’étranglement.

Le BPM, Business Process Modeling, apporte le moyen de répondre à ces interrogations. La démarche consiste à représenter une activité de l’organisation sous la forme d’un schéma qui décrit ses processus, les interactions humaines ainsi que les échanges de données et d’informations. Pour obtenir un résultat reflétant la réalité, le travail doit impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’activité considérée. Moyennant cela, la représentation permet de partager une description objective du fonctionnement de l’activité, et, in fine, de procéder à l’optimisation de ses processus.

NOTRE ACCOMPAGNEMENT

Créer une vision objective et partagée du fonctionnement de l’activité

Au cours d’ateliers de travail collaboratif, nos consultants assistent vos équipes dans la modélisation de leur activité. Ils les aident à remettre à plat les processus et interactions. Grâce à des techniques d’animation, ils les amènent à se forger une vision commune de son fonctionnement. À partir de là, nos experts travaillent à représenter les processus sous forme graphique et à les documenter. L’emploi d’un formalisme normalisé, appelé BPM-N, rend les schémas utilisables par tous à travers l’entreprise. Les représentations graphiques et la documentation associée sont conservées dans une base qui capitalise ainsi toute la connaissance des processus métier de l’entreprise.

Optimiser ou transformer vos processus

Pour faire apparaître les points de contention et autres dysfonctionnements d’un processus, il est nécessaire de prendre des mesures : temps (durée d’une tâche, par exemple), volumétrie (nombre de réclamations, par exemple), événements (erreurs régulières, par exemple), etc. Nos experts vous accompagnent dans l’identification des mesures à effectuer pour déterminer ainsi les points de contention. 

Forts de leur expérience, ils vous orientent par une approche agile dans le choix des pistes d’optimisation : modifier, voire supprimer, un processus ; adopter un outillage spécifique ; automatiser le processus. Dans ce dernier cas, ils vous conseillent sur le type de solution à mettre en place : un workflow, un robot logiciel (RPA, Robot Process Automation), voire une IA, selon le niveau d’automatisation attendu. Nos équipes sont en mesure de vous accompagner dans la mise œuvre de ce type de solutions jusque dans l’accompagnement au changement.

Maximiser les effets de l’optimisation

Un processus est toujours en interaction avec d’autres processus, qu’ils soient internes, et structurent une autre fonction de l’entreprise, ou externes (un parcours client, par exemple). Chercher à optimiser le processus, non pas tout seul, mais connecté à son environnement, vous permettra de maximiser les effets de l’optimisation. Nos experts mobilisent leur savoir-faire pour vous aider à cartographier les différents processus impliqués et à les mettre en regard pour analyser les impacts de vos ajustements. Ils élaborent des experiences maps qui vont matérialiser cette vision systémique de votre activité.