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Déployer Microsoft 365 ne suffit pas pour travailler de façon collaborative !

Les grands groupes s’équipent de solutions collaboratives afin de devenir des entreprises plus performantes. Ainsi, 65% des entreprises de la zone EMEA utilisaient Microsoft 365 en 2018 et ce chiffre continue de progresser faisant aujourd’hui de Microsoft 365 l’application SaaS la plus utilisée dans la zone EMEA.

Être collaboratif, c’est travailler ensemble de façon organisée afin que chacun trouve sa place et puisse mettre en œuvre des actions, en fonction de ses compétences, au service d’un projet commun au groupe. Pour être collaboratif il faut donc un état d’esprit (échelle individuelle), une organisation d’équipe (échelle du groupe) et un environnement favorable à la collaboration (échelle de l’entreprise). Derrière les innovations technologiques, il y a surtout de nouveaux usages : le travail à plusieurs et en transverse.

Parmi les erreurs récurrentes lors du déploiement de ces outils, l’injonction d’usage sans vulgarisation, sans pédagogie et sans connaissance de la part des utilisateur.rice.s finaux. Le résultat est simple : les applications censées améliorer la collaboration sont mal utilisées voire inutilisées et vécues par les collaborateur.rice.s comme une perte de temps, une contrainte supplémentaire plutôt que comme un élément à forte valeur ajoutée. Un outil de travail collaboratif tel que Teams ne permet donc pas à lui seul, de rendre votre équipe plus collaborative. C’est pourquoi, nous vous proposons de découvrir 3 étapes clés pour accompagner les collaborateur.rice.s et garantir le succès de l’adoption de ces nouveaux usages et outils.

Un état d’esprit : comprendre et adhérer avant de soutenir

Au commencement fut l’intelligence collective. Celle-ci désigne la capacité d’un groupe à faire converger les différentes intelligence et connaissances pour avancer vers un objectif commun. La clé de celle-ci réside dans la qualité des échanges entre ses membres. En effet, pour que la collaboration fonctionne, il faut que les collaborateur.ice.s croient en cette démarche en y étant sensibilisé.e.s et en y participant activement. L’objectif principal est qu’ils comprennent l’intérêt et l’enjeu, pour eux en premier lieu et pour l’équipe ainsi que l’organisation ensuite, d’adopter ce mode de fonctionnement. C’est cette phase de sensibilisation qui permettra par la suite la mobilisation des individus. La sensibilisation est effectivement une étape essentielle pour la mobilisation, car une fois sensibilisé.e.s les collaborateur.rice.s seront plus aptes à adhérer au changement et à y prendre part.

Quels sont les freins à l’adhésion les plus courants ? Le changement des habitudes – le manque de connaissances – les prédispositions à travailler en équipe - Le scepticisme par rapport aux bénéfices annoncés.

Quelles solutions peut-on y apporter ? Sensibiliser et accompagner – montrer des exemples d’organisations ou services qui le font et les bénéfices qu’ils en tirent – choisir lors du recrutement des futurs profils, des personnes partageant cette vision.

Une organisation de groupe : une volonté et un savoir-faire qui doivent être partagés

• Mettre en place une volonté commune

Toute collaboration passe par un accord tacite ou non entre les membres du groupe pour que chacun.e mette en place des actions qui seront définies afin d’atteindre un but commun. Cependant, pour que cet accord fonctionne il faut que chaque membre de l’équipe soit choisi en fonction des compétences nécessaires à la bonne synergie du groupe pour atteindre ce but. Plus d’échanges et une remise à plat des pratiques de travail ne signifient pas pour autant une déstructuration de toute l’organisation. La mise en place d’une gouvernance spécifique est l’un des points majeurs pour l’émergence de logiques de collaboration pertinentes. Il faut ainsi que chacun.e respecte des règles d’organisation qui devront être précisées au préalable par le groupe ; responsabilisation des membres du groupe, transparence dans la communication, mise en place d’une comitologie, suivi du projet…

La cohésion au sein du groupe est un aspect important à cultiver, car elle mène à une intelligence collective propice aux projets de moyen et long terme. Ici, il s’agit donc de redéfinir des dynamiques et de s’assurer de l’adhésion de toutes et tous à ces nouveaux usages.

Les maître-mots de cette étape sont donc la gouvernance et la cohésion, seuls garants de la pérennité de l’intelligence collective et du travail collaboratif.

Quels sont les Freins récurrents à la synergie de groupe ? Tensions au sein du groupe – exclusion de certains membres – Périmètres qui se croiseraient, mauvaise communication.

Quelles solutions peut-on y apporter ? Communication – mise en place d’un RACI – team building – faire appel à un facilitateur/médiateur.

• Partager les savoir-faire

Il se peut que bien que vos salarié.e.s soient convaincu.e.s de l’intérêt d’une telle organisation, ils ne sachent pas comment la mettre en place. Essayer d’être collaboratif sans méthodologie ni stratégie, peut entrainer de nombreuses frustrations, puisque malgré les efforts pour travailler ensemble les résultats ne sont pas toujours au rendez-vous. Il faut donc connaître des méthodes efficaces de collaboration et être au fait des bonnes pratiques qui facilitent cet objectif. La co-construction est l’une d’entre elles. Elle permet de balayer l’ensembles des compétences, attentes et besoins des contributeur.rice.s, et joue également sur l’adhésion de l’ensemble des membres d’un groupe. En effet, souvent à la genèse du projet, cette méthode permet à chacun.e de rentrer dans cette structure collaborative en étant l’artisan du fonctionnement du groupe. De plus, elle légitime auprès des collaborateur.rice.s les bénéfices avancés précédemment et ce par la preuve. Une pierre, deux coups en somme !

Quels sont les Freins courants à la bonne organisation du groupe ? Manque de formation – méconnaissance des bonnes pratiques - outils inadaptés ou mal/pas utilisés - distance géographique entre les collaborateurs

Quelles solutions peut-on y apporter ? Des outils clé en main (simples et accessibles à distance) – formation des collaborateurs – réseau d’ambassadeurs – communication.

Un cadre favorable grâce au soutien managérial

La collaboration doit être une valeur forte de l’entreprise pour que celle-ci puisse mettre en place des actions concrètes et un cadre favorable à la collaboration. Cela peut passer par de nombreux leviers à l’instar des créations de communauté de managers, qui s’inscrivent alors dans une démarche d’exemplarité et de soutien vis-à-vis des collaborateur.rice.s, mais aussi par des aménagements de temps, par l’allocation de budgets spécifiques afin de mettre des solutions collaboratives à disposition des salariés : technologies, espaces physiques de coworking, recrutement de profils …

L’importance accordée à l’intelligence collective et à l’exemplarité des membres du comité exécutif et des managers ont des impacts décisifs quant à l’adhésion des collaborateur.rice.s. Les managers deviennent des chefs d’orchestre œuvrant au bon fonctionnement de leur entité pour atteindre un but commun en devenant eux-même des utilisateur.rice.s des outils collaboratifs. En effet, plus le ou la manager aidera son équipe en apportant son soutien et en suivant l’adoption des nouveaux outils collaboratifs, plus ses équipes se sentiront accompagnées et seront motivées à suivre la tendance. Un.e collaborateur.rice impliqué.e s’engagera de manière volontaire et utilisera spontanément les outils mis à sa disposition. La population managériale se voit alors endosser un nouveau rôle, plus en proximité avec ses équipes, celui de facilitateur.rice.

Travailler en mode collaboratif, c’est donc à la fois une compétence à développer chez ses collaborateur.rice.s mais également, une organisation à mettre en place afin de leur permettre de collaborer dans un cadre favorable. Les outils collaboratifs existants pourront ainsi venir en support de cette démarche, mais l’essentiel de ce challenge est humain.

Nous pensons qu’il faut d’abord penser collaboratif pour travailler en mode collaboratif. Le principal levier étant l’accompagnement que vous offrirez à vos collaborateurs afin de les faire adhérer à cette stratégie.