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10 choses à savoir pour animer un atelier utilisateur

Animer un atelier utilisateur est parfois une chose compliquée. Il faut composer avec des attentes parfois variées, certains utilisateurs sont pressés, timides, ou ne sont pas dans les bonnes conditions pour jouer le jeu de l’atelier. A vous de créer les conditions adéquates pour qu’un(e) DRH et un(e) salarié(e) puissent s’exprimer côte à côte !

1. Gardez en tête votre objectif

La règle #1 de tout atelier utilisateur est d’arriver à recueillir les informations ou les validations que vous souhaitez. Quels que soient le contexte, les acteurs, la donnée à recueillir... gardez le fil rouge de votre atelier et ne vous perdez pas en digressions ou débats qui ne font pas avancer le sujet. Le programme d’atelier que vous aurez mis au point doit permettre d’aborder tous les aspects de la question. Gardez donc un œil sur votre montre pour être sûr(e) de pouvoir traiter tous les points clés de l’atelier.

2. Soyez souples

En complément de la première règle, n’oubliez pas de rester souple. Tout comme une respiration, un atelier est constitué de « pleins » et de « creux ». Ne vous formalisez pas de deux participant(e)s qui ont un échange informel. Recadrez l’ensemble du groupe quand vous sentez que vous risquez de ne pas atteindre l’objectif fixé. Outre les pauses officielles, les participant(e)s ont besoin de pauses officieuses entre chaque exercice, entre chaque sollicitation. De plus, ce type d’échange non cadré permet parfois de mettre au jour des dimensions du projet auxquelles personne n’aurait pensé.

3. Pensez aux « Ice Breakers »

Les Ice Breakers sont de courts exercices ludiques que l’on organise en début d’atelier pour poser les principes et l’ambiance que l’on souhaite donner à son atelier. Il permet de libérer la parole via des échanges libres, d’illustrer le fait que personne ne juge l’autre, de créer du lien entre les différents participants, ou de rassurer sur le fait que l’atelier va être un moment agréable pour tout le monde. Ils ne doivent pas dépasser 5 ou 10 minutes maximum et il est très important de choisir un exercice en adéquation avec votre public (ne tentez pas un exercice trop ludique avec un panel qui ne serait pas réceptif).

4. Adaptez-vous à votre public

Certains verront sans doute cela comme une banalité et pourtant… c’est peut-être de ce point précis que va dépendre la réussite ou l’échec de votre atelier. Les exercices (ludiques ou non), le timing (dense ou dilué), le ton (formel ou informel), le type de support (Powerpoint, Post-it, Voix, PaperBoard…) vont définir la couleur, le style de votre atelier, et permettront de conduire votre groupe à travers les sujets sur lesquels vous souhaitez le faire plancher. Pour résumer : partez toujours de l’état d’esprit que vous observez, et osez apporter un peu plus de sérieux ou de folie, selon ce qui vous semble approprié.

5. Venez équipés

Un bon animateur d’atelier dispose obligatoirement d’un sac lui permettant de réagir face à toute situation ! Parmi les incontournables, on retrouve :

• Les inévitables Post-It qui constituent une matière facile à manipuler et à s’approprier pour les participants
• Des stylos / feutres (selon l’exercice)
• Des gommettes (permettant de donner une priorité à un post-it par exemple)
• Des bonbons (cela apporte une dimension ludique aux exercices qui peut être très appréciée selon le contexte)
• De la patafix (ou équivalent) : qui permettent de fixer de grandes feuilles sur n’importe quel support

6. A deux c’est mieux

Un atelier peut bien entendu être animé seul(e), mais avoir un co-animateur peut s’avérer salutaire dans de nombreux cas. Lorsque les participants vous expliqueront une situation, détailleront une information, il est important de les écouter attentivement pour pouvoir creuser, interroger… pendant qu’une seconde personne notera les éléments. De la même manière, les exercices se faisant en petits groupes demandent d’être présents dans chacun des groupes pour s’assurer que l’exercice avance correctement.

7. Ne pas négliger l’espace

Pour que les participants puissent s’exprimer, se déplacer, se regrouper, sans se gêner, il est capital que la salle dans laquelle l’atelier aura lieu soit adaptée ! Sans envisager un hangar pour 10 personnes, il vaut mieux une salle trop grande que trop petite. Une salle trop étouffante donnera une impression que le temps passe plus lentement, la présence des autres deviendra plus rapidement une gêne, et les exercices seront perçus comme pénibles en raison du bruit, de la difficulté à se déplacer... Il ne s’agit pas là d’une simple question de confort : la réussite de votre atelier dépend en partie de ce point !

8. Durée et pauses

Vous ne pourrez jamais tenir un groupe pendant cinq heures entières dans une salle. La durée maximale d’un atelier est de 4h avec généralement une pause au milieu. Considérez votre atelier, aussi ludique et agréable soit-il, comme un exercice sportif. Les participants ont besoin de se reposer entre les exercices, et de faire une pause plus grande pour rester concentrés. Si votre atelier le permet, n’hésitez pas à faire plus court. Un atelier de 2 ou 3h peut être tout aussi productif et évite de prendre une demi-journée entière à votre groupe.

9. Le visuel prime

Vous serez probablement amené(e) à expliquer des choses pendant l’atelier. Quel que soit le niveau de complexité de votre idée, projet, conclusion, gardez en tête que la mémoire visuelle est la plus efficace. Débrouillez-vous pour avoir toujours une large surface sur laquelle dessiner, schématiser, griffonner, pour rendre votre pensée plus facilement compréhensible. « Un schéma vaut mille mots ». Ce qui permet également aux participants de réagir et d’enrichir votre pensée d’une manière qui parlera à l’ensemble du groupe.

10. Soyez vous-même

Le dernier point concerne la personnalité de l’animateur ou de l'animatrice. Que vous soyez tenté(e) de faire des blagues à chaque instant, ou au contraire, que vous préféreriez les ateliers cadrés et stricts, n’oubliez pas que votre personnalité profonde prendra toujours le dessus. Bien qu’il faille s’adapter à son public, avec le temps vous identifierez quel animateur ou animatrice vous êtes, et quelles sont vos forces et vos faiblesses. Si vous tentez de jouer un rôle, l’atelier entier manquera de naturel, et il est probable que vous n’atteigniez pas vos objectifs.