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Webinar | Réussir la mise en place d'une Digital Workplace dans un groupe industriel

Société familiale fondée en 1965, le Groupe Bontaz est un équipementier automobile de rang 1, leader mondial des systèmes hydrauliques. Présent dans 10 pays, avec plus de 4500 salariés, le groupe conçoit, développe et produit des sous-ensembles innovants pour les plus grands constructeurs.

ASI a accompagné le groupe dans la mise en place de sa Digital Workplace baptisée Connect, basée sur la solution Jalios JPlatform.

De la page blanche à la mise en production, Martin REYT, Responsable Communication du Groupe Bontaz, vous présente toutes les étapes et enjeux pour réussir la mise en place de ce type de plateforme collaborative dans un groupe industriel.

Avant de lancer sa collaboration avec ASI, le groupe Bontaz a réalisé un audit ayant révélé un manque d’outils de collaboration pour les différents sites et une multiplicité de documents sur lesquels les équipes ne capitalisaient pas par manque d’échange. Il était nécessaire d’avoir une plateforme commune.

Une enquête interne réalisée par ASI a permis d’identifier 4 piliers à travailler :

• Partage collaboratif et documentaire
• Portail applicatif
• Portail d’informations, notamment pour la communication interne
• Digitalisation des processus

Quels sont les enjeux de la mise en place de la Digital Workplace ?

• Impliquer les équipes et développer le sentiment d’appartenance, fidéliser et capitalisant sur l’identité Bontaz
• Mieux communiquer pour offrir à tous les mêmes niveaux d’information et améliorer la communication du groupe
• Améliorer l’efficacité opérationnelle des équipes en simplifiant les procédures et les tâches quotidiennes
• Développer la marque employeur
• Partager les savoirs et capitaliser sur les expériences et les bonnes pratiques, former les collaborateurs avec une centralisation documentaire et la mise à disposition d’e-learning
• Faciliter les échanges avec des espaces de travail dédié​

Quelles ont été les étapes pour la mise en place de cette plateforme collaborative ?

C’est un projet informatique de grande envergure qui a nécessité 5 grandes phases :

• Réunion de lancement pour mettre autour de la table les acteurs concernés
• Conception du projet avec l’élaboration d’un Dossier d’Architecture Technique (DAT) et la rédaction de Spécifications Fonctionnelles Détaillées (SFD). Des ateliers ont été menés avec les utilisateurs pour répondre à leurs besoins et les impliquer dès le début. Déterminer ce qui était important à mettre en place dans la plateforme
• Mise en œuvre des développements
• Recette avec une phase de tests à la fois par ASI et auprès des utilisateurs
• Déploiement et la mise en production

L’organisation a été claire et définie en amont avec une gouvernance : Comité de pilotage mensuel, Comité projet hebdomadaire et un management et une équipe projet Bontaz (testeurs, support, utilisateurs clés) et ASI (Consultants, Architectes et Ingénieurs).

Pour faciliter l’adoption de la nouvelle plateforme en interne, une stratégie de conduite du changement a été mise en place avec un plan de communication « glocal » (global monde et un kit de communication en local) et la nomination de « Change Facilitateurs ». Cela a nécessité l’animation d’ateliers et des formations pour la Direction, le Management, les RRH en avant-première pour expliquer les enjeux au plus proche du terrain.

Gestion du projet et utilisation de la plateforme : faisons le bilan !

Le Groupe Bontaz bénéficie aujourd’hui d’une plateforme personnalisable et évolutive avec la mise en place de nouvelles fonctionnalités comme l’e-learning.

• Meilleure diffusion de l’information à travers toutes les entités du groupe
• Plus de transversalité à travers des équipes pluridisciplinaires et développement des pratiques collaboratives
• L’administration technique et fonctionnelle se fait par une personne dédiée en interne

Les enseignements et facteurs clés de succès

• Constituer une équipe projet avec suffisamment de temps réservé au projet
• Travailler avec le sponsoring interne / sponsor du Comité du Direction
• Orienter ses réflexions autour des usages avec les utilisateurs
• Ne pas sous-estimer le plan de change management et mettre en place un plan d’accompagnement au changement pour les équipes
• Compter sur des partenaires de proximité

Parole d'expert : le conseil de Stéphane pour la mise en place d'une Digital Workplace 

Il ne faut pas attendre d'avoir la solution parfaite 100% opérationnelle pour lancer un projet. Il y a des sujets qui ont du mal à se stabiliser, qui sont en train de murir, pas forcément prêts. Les solutions vont vivre et évoluer dans le temps. Le métier va évoluer, parce que le marché va évoluer. On part sur des choses fiables, des quick wins rapides et des choses très demandées puis on tend vers une logique d’amélioration continue pour déclencher d’autres chantiers et découper des lots. Il faut laisser le temps aux gens pour qu’ils s’approprient la solution, déclencher de nouvelles idées et aller plus loin, rendre des services.