Aubert & Duval

Mettre en place un Project Management Office actif

Afin de tenir ses engagements envers ses clients, Aubert & Duval avait besoin d’une vision globale et d’un pilotage centralisé de son activité d’ingénierie multisites (4 usines en France et 1 en Inde), avec pour objectifs de :   

• Mieux prévoir la charge des projets prévisionnels et ouverts
• Adapter la capacité des équipes d’ingénierie en fonction de la charge
• Identifier, prioriser, estimer les charges et planifier
• Mettre sous contrôle les jalons des projets de développement
• Piloter la performance économique des projets

Pour répondre à ces objectifs, Aubert & Duval a mis en place un PMO, Project Management Office (Bureau de gestion des projets) et a choisi la solution Sciforma, pilotée par ASI. 

Un webinar a été enregistré afin de présenter les détails de ce projet de PMO. 

Quels changements avez-vous perçu lors de la création de la fonction PMO ?

Arnaud MONTELS : Le changement a été majeur en termes d’animation du processus et de gestion des portefeuilles projets. Chez Aubert et Duval, ce poste de PMO Manager est rattaché à une Direction transverse. Il permet de créer un lien et une cohérence de fonctionnement entre toutes les équipes MOA et MOE. L’outil Sciforma vient aider cette fonction.

Anne DOGNETON : Arnaud est investi dans toutes les dimensions. Il n’est pas seulement l’administrateur fonctionnel ou technique de l’outil. Il est aussi référent interne pour à la fois accompagner les utilisateurs au quotidien, et répondre aux enjeux auxquels fait face la Direction en lui apportant une aide à la prise de décision.

A.M : Tout à fait, au travers des instances mensuelles et trimestrielles d’animation du processus, les informations sont remontées jusqu’au plus haut niveau de l’entreprise pour partager l’état des lieux, faire prendre les décisions, et redescendre les consignes et autres directives auprès des équipes.

Et en tant que PMO Manager, je suis l’interlocuteur principal de notre DSI et d’ASI pour suivre l’évolution constante de l’outil Sciforma. Cette position centrale dans l’organisation offre au PMO les clés pour articuler au mieux les besoins de chacun des acteurs et nous a permis de mettre en place un nouveau processus.

Comment avez-vous impliqué les utilisateurs ?

A.D : Depuis le début du projet, le déploiement de l’outil est soutenu par une démarche de conduite du changement pour favoriser la collaboration multisites grâce à des outils collaboratifs et ancrer les usages Sciforma au sein d’une communauté projet. L’animation de cette communauté permet d’informer, favoriser les échanges, répondre aux questions, partager les bonnes pratiques, et encourager la synergie des équipes.

Une démarche centrée utilisateur a été adoptée afin de guider les chefs de projet dans l’outil et optimiser leur temps de mise à jour de projets avec pour objectif de les rendre acteur du processus. Cette capacité à autonomiser les utilisateurs est un levier considérable d’efficacité opérationnelle ; le PMO accompagne mais ne fait pas « à la place de ».

Cela a permis de renforcer la formation des chefs de projets, d’ancrer les bonnes pratiques et d’améliorer la qualité des données. La mise à jour effective des données a prouvé la pertinence de l’outil et a permis d’intégrer progressivement des équipes transverses telles que la Qualité ou le Contrôle de Gestion.

A.M : Les managers des chefs de projets (répartis dans 7 équipes) ont été impliqués dès la phase de cadrage du projet de déploiement de Sciforma. Ensuite, nous avons identifié 1 key-user par équipe.

Les key-users ont été formés avant les autres chefs de projets. Ils sont informés avant les autres de toutes les évolutions de Sciforma et participent activement à l’animation du processus sur leur périmètre.

2 ans après le démarrage de Sciforma, les 7 équipes n’ont pas toutes atteint le même niveau de maturité. En revanche, la maturité a réellement progressé dans les équipes où le binôme Manager / Key-user s’est impliqué et s’implique encore au quotidien.

Aujourd’hui, nous avons près de 200 utilisateurs de Sciforma, dont environ 70 utilisateurs ayant un profil de manager, chef de projet MOA et MOE. Pour fédérer et garder un lien avec cette communauté multisites, nous utilisons aussi l’outil Microsoft Teams pour des publications et des fichiers (nouveautés Sciforma, nouvelles décisions, nouveaux chefs de projets, résultats mensuels, supports utilisateurs…)

Qu’est-ce que vous a apporté la solution Sciforma ?

A.M : En premier lieu, Sciforma est devenu LE référentiel de projet. La solution nous permet de mieux connaître notre portefeuille de projet : plus de 500 projets, dont 270 projets ouverts.

Aussi, les notions d’organisation et de portefeuille sont essentielles car elles nous permettent de consolider les données instantanément. Cette fonctionnalité de consolidation est majeure, tant pour compter les projets et les ressources que pour faire des analyses plus complexes de charge / capacité.

Sciforma a été déployé pour mettre sous contrôle l’équilibre charge / capacité de nos équipes d’ingénierie. Nous avons dû déclarer, en complément de nos projets « client », tous les autres projets internes et activités récurrentes qui génèrent de la charge sur ces mêmes équipes.

Nous avons pu faire rapidement le constat que les projets de développement de nouveaux produits (projets clients) ne représentaient que 50 à 60% de la charge globale.

Aussi, dès le premier comité de pilotage avec la direction générale (6 mois après le démarrage de Sciforma), nous avons pu présenter un fort déséquilibre de charge / capacité et obtenu l’accord de la direction pour renforcer les équipes de 22 personnes.

Il nous suffit de quelques secondes pour obtenir un état de charge / capacité (en temps réel) sur l’ensemble de l’entreprise. Au préalable, un tel état était quasiment impossible à produire.

En quoi l’accompagnement mis en place avec ASI répond-il à vos besoins ?

A.M : Notre maturité en termes de mise en place d’une fonction PMO et d’animation du processus évolue chaque jour depuis plus de 2 ans. Logiquement, nos besoins de fonctionnalités évoluent. Nous avons donc besoin de faire évoluer Sciforma régulièrement, tout en apportant un support de qualité sur les fonctionnalités déjà activées.

La collaboration avec un partenaire expert de Sciforma comme ASI est donc idéale pour nous accompagner sur le long terme.

A.D : En effet, Sciforma est un outil très riche et propose de nombreux écrans et fonctionnalités avancées en gestion de portefeuilles de projet. Les différentes missions menées permettent d’accompagner la prise de maturité globale du processus de gestion de projet. Nous réalisons la TMA (tierce maintenance applicative) pour maintenir et enrichir l’outil. Ma mission de renfort PMO permet de cadrer l’utilisation de nouvelles fonctionnalités, définir et mettre en place un plan de conduite du changement, communiquer auprès des utilisateurs, aider les chefs de projet ...  

A.M : Anne est notre consultante principale. Elle maîtrise la totalité de notre environnement et fait le lien avec l’équipe projet chez ASI.

Le pilotage global de la mission est assuré par Matthieu, consultant manager chez ASI, pour garantir une cohérence sur l’ensemble des contrats et activités en cours. Ce binôme stable joue un rôle important dans tout ce dispositif.

3 mots pour résumer le partenariat avec ASI :

A.M : EXPERTISE – AGILITÉ – EFFICACITÉ

Comment-voyez-vous la suite ? Quelles sont vos attentes pour les prochaines missions ?

A.M : Le but est de conserver tant que possible cette collaboration.

Nous souhaitons activer le suivi économique de projet pour être capable de faire des études de rentabilité, arbitrer nos projets et ne retenir que les meilleurs. Cette fonctionnalité est importante en cas de ralentissement de l’activité dû à des contraintes externes.

Nos sujets à venir :

• Une gestion des migrations techniques plus industrialisée
• Plus de support pdf et vidéos pour accompagner nos utilisateurs
• Se préparer à connecter Sciforma avec SAP (en cours de déploiement) et avec un outil de BI

Une extension de périmètre de Sciforma pour inclure d’autres équipes, d’autres projets

 

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